Audit Investigasi di Rumah Sakit Bagian ke-3

PELAKSANAAN AUDIT

Pembicaraan Pendahuluan dengan Auditi

Berdasarkan surat tugas, tim Audit melakukan pembicaraan pendahuluan dengan pimpinan rumah sakit terkait dengan maksud:

menjelaskan tujuan Audit;
mendapatkan informasi tambahan dari auditi dalam rangkamelengkapi informasi yang telah diperoleh;
menciptakan suasana yang dapat menunjang kelancaranpelaksanaan Audit, terutama untuk memperoleh dukungan dari auditi.

Walaupun pimpinan rumah sakit diduga terlibat dalam kasus tersebut, pembicaraan pendahuluan harus dilakukan sesuai dengan prinsip praduga tak bersalah. Untuk menghindari memberikan informasi yang dapat mempersulit proses audit, tim audit harus selektif dalam menyampaikan topik pembicaraan..

Pengumpulan dan Evaluasi Bukti

Pelaksanaan pengumpulan dan evaluasi bukti harus difokuskanpada upaya pengujian hipotesis untuk mengungkapkan:

fakta-fakta dan proses kejadian (modus operandi);
sebab dan dampak penyimpangan;
pihak-pihak yang diduga terlibat atas kerugian

Bukti Audit yang cukup, kompeten, relevan dan material harus dikumpulkan oleh auditor untuk mendukung kesimpulan dan temuan audit:

bukti Audit yang cukup berkaitan dengan jumlah bukti yang dapatdijadikan sebagai dasar untuk penarikan suatu kesimpulan Audit. Untuk menentukan kecukupan bukti Audit, auditor harus menerapkan pertimbangan keahliannya secara profesional dan obyektif. Dalam Audit Investigasi, bukti Audit harus diperoleh dengan tidak menggunakan metode sampling, melainkan harus secara keseluruhan populasi;
bukti Audit disebut kompeten jika bukti tersebut sah dan dapat diandalkan untuk menjamin kesesuaian dengan faktanya. Bukti yang sah adalah bukti yang memenuhi persyaratan hukum dan peraturan perundang-undangan. Bukti yang dapat diandalkan berkaitan dengan sumber dan cara perolehan bukti itu sendiri;
bukti Audit disebut relevan jika bukti tersebut secara logis mendukung atau menguatkan pendapat atau argumen yang berhubungan dengan tujuan dan kesimpulan audit;
bukti Audit disebut material jika mempunyai nilai yang cukup berarti dan penting serta berpengaruh besar terhadap kondisi yang terjadi, yang harus dilihat dari sisi kuantitas dan kualitasnya.

Setiap bukti yang diterima dibuatkan daftarnya dan dicatat berdasarkan sumber informasi yang mengeluarkan bukti-bukti tersebut.

Auditor menjaga penguasaan (chain of custody) bukti dan mengembangkan serangkaian pengawasan atas sumber, kepemilikan, dan penyimpanan semua bukti yang berkaitan dengan tugas.

Jenis-jenis Bukti Audit Investigasi:

bukti fisik
- Bukti fisik yaitu bukti yang diperoleh dari pengukuran dan perhitungan fisik secara langsung terhadap orang, properti atau kejadian. Bukti fisik dapat berupa berita acara pemeriksaan fisik, foto, gambar, bagan, peta atau contoh fisik.
bukti dokumen
- Bukti dokumen merupakan bukti yang berisi informasi tertulis, seperti surat, kontrak, catatan akuntansi, faktur dan informasi tertulis lainnya.
bukti kesaksian
- Bukti kesaksian merupakan bukti yang diperoleh melalui wawancara, kuesioner, atau dengan meminta pernyataan tertulis.
bukti analisis
- Bukti analisis merupakan bukti yang dikembangkan oleh auditor dari bukti Audit lainnya. Bukti analisis ini dapat berupa perbandingan, nisbah, perhitungan dan argumen logis lainnya

Selain jenis bukti audit yang disebutkan di atas, bukti audit juga dapat berupa informasi dan dokumen elektronik, serta hasil cetakan dari informasi dan dokumen elektronik yang ditransmisikan melalui sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Prosedur perolehan informasi dan/atau data dari pihak di luar meliputi:

Ketua Tim audit harus membuat rencana permintaan Informasi dan/atau Data Pihak di luar
Surat Permintaan informasi dan/atau Data dibuat tertulis denganmenyebutkan jenis, nama, dan jumlah informasi dan/atau Data yang diperlukan, serta bataswaktu penyampaian data/bukti. Surat permintaan informasi dan/atau Data ditandatangani pimpinan
Apabila dalam jangka waktu yang ditentukan dalam Surat Permintaan informasi dan/atau Data ke 1 yang bersangkutan tidak dijawab, maka dibuat Surat Permintaan informasi dan/atau Data ke 2 dan ke 3;
Dalam hal yang bersangkutan tidak memenuhi permintaan walaupun telah dilakukan 3 (tiga) kali permintaan, maka Inspektur melaporkan kepada Wali Kota untuk memperoleh petunjuk lebih lanjut

Teknik-Teknik Audit Investigasi

Dalam rangka untuk mengumpulkan bukti-bukti Audit, Auditor dapat menggunakan teknik-teknik audit sebagai berikut:

pengamatan/peninjauan
- Memeriksa dengan mempergunakan panca indera terutama mata, yang dilakukan secara kontinyu selama kurun waktu tertentu untuk membuktikan sesuatu keadaan atau sesuatu masalah.
wawancara
- Teknik wawancara ini berkenaan dengan tanya jawab untuk memperoleh pembuktian. Wawancara dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Bukti wawancara dituangkan dalam bentuk berita acara yang menyimpulkan hasil wawancara dan ditandatangani oleh pewawancara dan yang diwawancara.
konfirmasi
- Pembuktian dengan mengusahakan memperoleh informasi dari sumber lain yang independen, baik secara lisan maupun tertulis. Dalam audit, selain melakukan kegiatan seperti meneliti catatan atau dosir-dosir, menganalisa dan melakukan verifikasi, termasuk pula di dalamnya kegiatan mengadakan konfirmasi dalam kaitannya dengan kecukupan bukti dan kesesuaian dengan tujuan audit.
pengujian
- Memeriksa hal-hal atau sampel-sampel yang representatif dengan maksud untuk mencapai simpulan, sehubungan dengan kelompok yang dipilih.
analisis
- Memecah atau menguraikan suatu keadaan atau masalah ke dalam beberapa bagian atau elemen, dan memisahkan bagian tersebut untuk dihubungkan dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang lain.
pembandingan
- Usaha untuk mencari kesamaan dan perbedaan antara dua atau lebih gejala/fenomena.
Audit bukti/keotentikan
- Memeriksa authentik tidaknya serta lengkap tidaknya bukti yang mendukung suatu transaksi.
rekonsiliasi
- Penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tetapi masing-masing dibuat oteh pihak-pihak yang independen (terpisah).
penelusuran
- Memeriksa dengan jalan menelusuri proses suatu keadaan atau masalah,kepada sumber atau bahan pembuktiannya.
perhitungan kembali
- Dalam melakukan verifikasi, biasanya dilakukan rekomputasi yaitu menghitung kembali kalkulasi yang telah ada untuk menetapkan kecermatannya.
penelaahan pintas
- Melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan bukti-bukti yang memerlukan audit lebih lanjut.

Pengevaluasian Bukti

Setiap bukti yang diperoleh, dianalisis untuk menilai kesesuaian bukti (relevansi) dengan hipotesa serta sebagai landasan pertu tidaknya mengembangkan bukti lebih lanjut. Dalam mengevaluasi bukti, Auditor harus:

menguji atau mengevaluasi seluruh bukti yang dikumpulkan dengan memperhatikan urutan proses kejadian (sequences) dan kerangka waktu kejadian (time frame) yang dijabarkan dalam bentuk bagan arus kejadian (flow chart) atau narasi pengungkapan fakta dan proses kejadian
menilai kesahihan bukti yang dikumpulkan selama pekerjaan audit;
menilai kesesuaian bukti dengan hipotesis; dan
mengidentifikasi, mengkaji, dan membandingkan semua bukti yangrelevan dan pengutamaan hakikat daripada bentuk (substance overform), serta mengembangkan masalahan selama dalam penugasan

Hasil analisis bukti dapat membantu mendapatkan bukti tambahan yang relevan untuk mendukung validitas bukti sebelumnya.

Hasil analisis bukti dapat memberikan gambaran tentang bagaimana suatu peristiwa terjadi. Kombinasi berbagai analisis bukti akan menunjukkan keadaan sebenarnya tentang keyakinan yang ingin diuji kebenarannya.

Hasil dari rangkaian bukti tersebut dievaluasi secara berkala untuk menilai apakah hipotesa yang dibuat telah menggambarkan kondisi sebenarnya. Pada akhirnya, evaluasi ditujukan untuk mengetahui apakah ada penyimpangan atau tidak.

Jika auditor tidak memperoleh cukup bukti dan informasi untuk membuat kesimpulan atau rekomendasi, mereka dapat menggunakan value judgement untuk melakukan evaluasi terhadap bukti. Namun, apabila bukti yang diperoleh menunjukkan suatu kondisi secara jelas, auditor tidak dapat membuat kesimpulan atau interpretasi.

Auditor harus memberikan klarifikasi dan konfirmasi yang memadai kepada pihak-pihak terkait selama proses pengumpulan dan evaluasi bukti untuk memastikan bahwa bukti itu cukup, relevan, dan efektif. Hasil klarifikasi ditulis dalam berita acara klarifikasi dan ditandatangani oleh auditor yang meminta klarifikasi dan pihak yang diklarifikasi. Permintaan klarifikasi juga digunakan sebagai permintaan tanggapan dari pihak yang diklarifikasi atas fakta-fakta yang diperoleh auditor berdasarkan bukti lain. Jika tanggapan pihak yang diklarifikasi bertentangan dengan bukti lain, auditor harus menilai kembali tanggapan mereka.

Auditor mengidentifikasi jenis penyimpangan, fakta dan proses kejadian, standar yang harus dipatuhi, penyebab dan efek yang ditimbulkan, dan pihak-pihak yang terkait melalui pengujian hipotesis dengan melakukan evaluasi bukti yang diperoleh. Jika pengumpulan dan evaluasi bukti memerlukan bantuan teknis dari spesialis lain, dapat menggunakan tenaga ahli yang sesuai dengan penugasan bidang investigasi.

Jika tenaga ahli dipekerjakan untuk tugas investigasi, auditor harus memahami dan berkomunikasi dengan mereka dengan cukup untuk menghindari kesalahpahaman yang dapat menyebabkan salah interpretasi hasil pekerjaan dan/atau informasi dari tenaga ahli tersebut.

Dalam hal diperlukan pengumpulan dan evaluasi bukti berupa dokumen elektronik, auditor harus memperhatikan prinsip dasar prosedur pengumpulan bukti dokumen elektronik, yaitu:

tidak boleh melakukan kegiatan apapun yang menyebabkan terjadinya perubahan data baik pada komputer atau media penyimpanan
pada kondisi ketika seseorang merasa perlu untuk melakukan akses ke data asli, harus dipastikan dilakukan oleh orang yang ahli dan kompeten serta dapat memberikan penjelasan yang cukup terhadap tindakan yang dilakukannya serta penjelasan mengapa hal tersebut dilakukan;
harus dilakukan audit trail yang bisa menggambarkan bahwa proses kesinambungan penugasan (chain of custody) dapat dipertanggungjawabkan bahkan jika menggunakan alat bantu lain; dan
petugas forensik komputer harus memastikan tidak ada pelanggaran hukum atau aturan lain yang berlaku.

bersambung