Tags

, , , , ,

BAB I

DEFINISI

 

Kegiatan pengadaan barang (baik medis maupun non-medis) harus melalui rangkaian proses. Ada yang prosesnya mudah dan cepat, namun ada juga yang memiliki rangkaian panjang. Perbedaan tersebut dikarenakan jenis barang yang bermacam-macam, mulai dari aspek harga, Pemasok baru atau lama, baru sekali order atau sudah repeat order, lokal atau impor, termasuk katergori asset atau non-asset, dan masih banyak lagi variabelnya.

RS Mutiara Hati telah memiliki Unit Pembelian yang bernaung dibawah Departemen Umum. Selain itu, terdapat rekan-rekan di Corporate yang juga menangani pembelian. Semuanya tidak akan dapat bekerja dengan optimal tanpa dukungan dari semua unsur di rumah sakit. Untuk mengatur kinerja dan koordinasi semua unsur di rumah sakit diperlukan sebuah Pedoman yang dipahami bersama.

 

BAB II

RUANG  LINGKUP

 

Ruang Lingkup 

Ruang lingkup dalam Pedoman Pengadaan Barang Non-Medis adalah sebagai berikut:

  1. Pengadaan barang non-medis melalui proses pembelian, penyewaan, dan konsinyasi sesuai dengan alur yang benar.
  2. Pemilihan Pemasok barang non-medis yang benar.
  3. Proses pemeliharaan dan perbaikan pasca proses pengadaan.

 

Batasan Operasional 

Batasan operasional dalam Pedoman Pengadaan Barang Non-Medis adalah sebagai berikut:

  1. Barang Non-Medis adalah segala jenis barang yang tidak termasuk kategori obat-obatan atau farmasi, instrumen, aparatus, mesin dan/atau implan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan/atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
  2. Unit Pembelian Barang adalah suatu bagian dari Bagian Umum RS Mutiara Hati yang memiliki tugas untuk melakukan kegiatan pengadaan barang melalui proses pembelian, penyewaan, dan konsinyasi. Dalam Unit ini terdapat Staff Pembelian Barang Non-Medis dan Staff Pembelian Barang Medis.
  3. Staff Pembelian Barang Non-Medis adalah karyawan Unit Pembelian Bagian Umum RS Mutiara Hati yang memiliki tugas untuk melakukan kegiatan pengadaan barang non-medis.
  4. Pemasok adalah individu atau organisasi yang menjual atau menyewakan barang.

BAB III

TATA LAKSANA

 

Pembelian Barang 

Unit Pembelian melakukan proses pembelian barang non-medis berdasarkan PO Draft, Purchase Request (PR), dan Surat Pemesanan Barang (SPB) yang diterima dari Unit Logistik, Unit Café, dan Unit Gizi.

PO Draft berisi permintaan barang rutin. PR berisi permintaan barang tidak rutin. SPB berisi permintaan bahan basah gizi.

  1. Kualifikasi barang yang tercantum dalam PO Draft, PR, dan SPB telah dimengerti secara tepat oleh Unit Pembelian.
  2. Barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan yang diminta.
  3. Apabila harga barang < Rp. 5.000.000 (5 juta rupiah), maka PR ditandatangani oleh Staff dan Manager Logistik.
  4. Jika ≥hargaRp.5.barang000.000 (lima juta rupiah) dan < Rp. 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah), maka PR ditandatangani oleh Direktur.
  5. Sedangkan untuk harga barang >30.000.000 (tiga puluh juta rupiah), PR ditandatangani oleh Presiden Direktur.
  6. Jika harga barang ≥ 5.000.000 akan(lima juta rupiah), maka pada lampiran penawaran ditandatangani oleh Manager FAD.
  7. Setelah mendapatkan Pemasok untuk barang yang akan dibeli, Unit Pembelian memulai proses pembuatan Purchase Order (PO). Jika Pemasok yang dipilih merupakan Pemasok yang baru, maka didaftarkan terlebih dahulu untuk diinput ke computer oleh Accounting. Penawaran dilampirkan pada PO yang akan ditandatangani oleh Manager.
  8. Untuk kelompok barang yang distok, PO dibuat melalui program Vesalius. Jika harga barang≥Rp. 500.000 (lima ratus ribu rupiah) dan termasuk kelompok barang asset, maka dibuatkan PO melalui program SAP. PO Manual yang dibuat melalui program Excel adalah untuk kelompok barang bahan basah gizi yang diminta melalui SPB dan barang yang tidak termasuk kelompok barang asset serta tidak merupakan barang yang distok.
  9. Barang yang akan dibuatkan PO melalui sistem SAP, terlebih dahulu dibuatkan nomor asetnya oleh Accounting.
  10. PO melalui system Vesalius ditandatangani oleh Unit Pembelian, Manager Unit Pembelian, dan Manager Logistik. PO dengan system SAP hanya ditandatangani oleh Manager Unit Pembelian. PO yang dibuat secara manual melalui program Excel ditandatangani oleh Unit Pembelian dan Manager Unit Pembelian.
  11. PO yang telah ditandatangani diinformasikan ke Pemasok melalui telephone, faximile, atau diambil langsung oleh Pemasok.
  12. Jika barang yang dibeli tidak ada di Pemasok atau harus tersedia saat itu juga, maka pembelian dilakukan secara tunai. Pembuatan PO tetap mengikuti prosedur di atas.
  13. Apabila terdapat PO yang berusia lebih dari 1 (satu) bulan, dan setelah diperiksa ternyata status barangnya adalah discontinue, ataupun ternyata sudah tidak diperlukan lagi, maka PO nomor tersebut akan ditutup. Untuk barang yang bersifat indent, usia PO bisa sampai dengan 6 (enam) bulan sebelum diputuskan untuk
  14. Pembuatan PO dengan sistem SAP harus memperhatikan kode-kode sebagai berikut, yaitu kode C1 untuk pembelian dengan PPN menggunakan mata uang dollar Amerika ($), kode CB untuk pembelian dengan PPN menggunakan mata uang Rupiah (IDR), serta kode CN untuk pembelian tanpa PPN.

 

Seleksi dan Evaluasi Pemasok 

Sebelum membeli barang umum, gizi, dan medis non disposable, terlebih dahulu Unit Pembelian melakukan seleksi terhadap beberapa Pemasok. Untuk pembelian obat, seleksi dilakukan oleh farmasi. Seleksi dilakukan dengan membandingkan penawaran yang diberikan oleh Pemasok. Jumlah Pemasok yang dibandingkan minimal tiga, kecuali untuk barang-barang tertentu yang dengan Pemasok yang terbatas. Pemasok yang terpilih dimasukkan ke dalam Daftar Pemasok.

  1. Unit Pembelian melakukan evaluasi terhadap kinerja Pemasok. Kinerja yang dinilai adalah kesesuaian dan kualitas barang serta ketepatan waktu pengiriman.
  2. Unit Pembelian mencari beberapa Pemasok untuk setiap barang yang akan dibeli. Masing-masing Pemasok melampirkan penawaran yang berisi daftar harga dan spesifikasi barang.
  3. Berdasarkan lampiran penawaran tersebut, Unit Pembelian melakukan seleksi. Unit Pembelian memilih Pemasok yang dapat memenuhi kualifikasi, yaitu dapat mengirim barang secara tepat waktu sesuai permintaan dengan kualitas dan harga yang paling baik.
  4. Unit Pembelian melakukan evaluasi terhadap Pemasok. Kualifikasi yang dinilai adalah kesesuaian dan kualitas barang serta ketepatan waktu pengiriman.
  5. Kesesuaian barang dilihat dari jumlah barang yang dipesan dengan jumlah barang yang dikirim. Kualitas dilihat dari dari merk, tipe, warna, ukuran, dan expired date barang yang dikirim. Ketepatan waktu pengiriman merupakan waktu yang ditentukan untuk barang yang dipesan sampai di logistic atau farmasi.
  6. Unit Pembelian melakukan evaluasi Pemasok dengan mengisi Form Evaluasi Pemasok setiap 3 (tiga) bulan sekali. Form tersebut ditandatangani oleh staff Unit Pembelian yang bersangkutan dan oleh Manager Umum.

 

BAB IV

DOKUMENTASI

 

Kegiatan pengadaan barang non-medis perlu dilakukan agar rumah sakit dapat menyediakan kebutuhan yang tepat guna dengan cara yang tepat pula.

Untuk itu, Panduan Pengadaan Barang Non-Medis diperlukan sebagai pegangan dalam pengadaan kebutuhan di RS Mutiara Hati Diharapkan dengan adanya Pedoman ini, maka segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan tersebut dapat lebih ditingkatkan hasilnya.

Bagi pihak-pihak yang terkait, khususnya Unit Pembelian, diharapkan Pedoman ini dapat membantu mereka dalam memahami segala seluk beluk pengadaan barang non-medis di RS Mutiara Hati., serta dapat melakukan upaya-upaya antisipasi terhadap hal-hal yang tidak diinginkan.

Namun, tentu saja Panduan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu diperlukan saran dari berbagai pihak demi perbaikan ke arah yang lebih baik.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Advertisements