Panduan Penyusunan File Kepegawaian Rumah Sakit

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip  file kepegawai yang seragam dan standar.

Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.

RUANG LINGKUP

  1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
  2. Prosedur penataan file pegawai
  3. Penyusunan file pegawai
  4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud

Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file  kepegawaian ini dimaksud sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira.

Tujuan

  1. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
  2. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
  3. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.

PENGERTIAN

Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :

  1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian
  2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
  3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.

 

 

BAB II

SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

SARANA

  1. Map arsip
  2. Lemari
  3. Buku Kendali
  4. Vacum cleaner
  5. Obat pencegah/pembasmi kutu
  6. Sapu
  7. Kemoceng

PEMELIHARAAN

  1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
  2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file

BAB III

PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

BAHAN

Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :

  1. Tenaga klinis Dokter Umum
  • Daftar Isi
  • Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
  • Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
  • Foto copy Sekolah Menengah Atas
  • Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
  • Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
  • Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
  • Kurikulum Vitae
  • Foto copy Akta Kelahiran
  • Foto copy Kartu Tanda Penduduk
  • Foto copy Kartu Keluarga
  • Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
  • Surat Tanda Registrasi
  • Surat Izin Praktek Dokter
  • Surat Penugasan Klinis (SPK)
  • Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
  • SK Pengangkatan Karyawan
  • SK Kontrak
  • Surat Perjanjian Kontrak
  1. Tenaga klinis Dokter Spesialis
  • Daftar Isi
  • Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
  • Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
  • Foto copy Sekolah Menengah Atas
  • Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
  • Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
  • Foto copy Ijazah Spesialis
  • Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
  • Kurikulum Vitae
  • Foto copy Akta Kelahiran
  • Foto copy Kartu Tanda Penduduk
  • Foto copy Kartu Keluarga
  • Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
  • Surat Tanda Registrasi
  • Surat Izin Praktek Dokter
  • Surat Penugasan Klinis (SPK)
  • Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
  • SK Pengangkatan Karyawan
  • SK Kontrak
  • Surat Perjanjian Kontrak
  1. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan
  • Daftar Isi
  • Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
  • Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
  • Foto copy Sekolah Menengah Atas
  • Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
  • Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
  • Kurikulum Vitae
  • Foto copy Akta Kelahiran
  • Foto copy Kartu Tanda Penduduk
  • Foto copy Kartu Keluarga
  • Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
  • Surat Tanda Registrasi
  • Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
  • Surat Penugasan Klinis (SPK)
  • Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
  • SK Pengangkatan Karyawan
  • SK Kontrak Tahunan
  • SK Karyawan Tetap
  • Surat Perjanjian Kontrak
  1. Tenaga klinis Profesi Lain
  • Daftar Isi
  • Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
  • Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
  • Foto copy Sekolah Menengah Atas
  • Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
  • Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
  • Kurikulum Vitae
  • Foto copy Akta Kelahiran
  • Foto copy Kartu Tanda Penduduk
  • Foto copy Kartu Keluarga
  • Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
  • Surat Tanda Registrasi
  • Surat Izin Praktek
  • Surat Penugasan Klinis (SPK)
  • Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
  • SK Pengangkatan Karyawan
  • SK Kontrak Tahunan
  • SK Karyawan Tetap
  • Surat Perjanjian Kontrak

 

  1. Tenaga Non Klinis
  • Daftar Isi
  • Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
  • Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
  • Foto copy Sekolah Menengah Atas
  • Kurikulum Vitae
  • Foto copy Akta Kelahiran
  • Foto copy Kartu Tanda Penduduk
  • Foto copy Kartu Keluarga
  • Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
  • Surat Tugas
  • Uraian Tugas
  • SK Pengangkatan Karyawan
  • SK Kontrak Tahunan
  • SK Karyawan Tetap
  • Surat Perjanjian Kontrak

CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :

  1. Pengelompokan Satuan Kerja
  2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Islam Namira

BAB IV

PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

PEMINJAMAN FILE

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

  1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
  2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
  3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
  4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.

PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen  file  akan nampak dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

BAB V

PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :

  1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan
  2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
  3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.

BAB VI

PENUTUP

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

 

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

 

Berdasarkan surat tugas Nomor          telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini

Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada

 

BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

 

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

 

Berdasarkan surat tugas Nomor          telah mengupdate file pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar arsip kepagawaian terlampir pada acara ini

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada

 

 

 

 

 

Advertisements

About Healthcare and Hospital Consultant

Tenaga Ahli PT Pandu Indonesia Prima, dokter dan mempunyai pengalaman manajerial rumah sakit.
This entry was posted in Perumahsakitan and tagged , , , , , , , , . Bookmark the permalink.